Comment organiser un événement Digital ?

Plus personne n’en doute: la crise du coronavirus a accéléré la mise en place d’un phénomène qui a déjà fait son apparition, à savoir la numérisation dans le secteur de l’événementiel. L’industrie a subi ce qui a probablement été sa plus grande perturbation de la dernière décennie: il y a environ un an, aucune entreprise n’aurait envisagé de remplacer les conférences physiques par des sessions numériques virtuelles. La tendance est imparable: si les entreprises souhaitent gagner des parts de marché dans le monde post-covid, la digitalisation de leurs événements est plus que nécessaire. En plus, elle offre des économies de coûts très importants.

Pourquoi organiser un événement Digital ?

Jusqu’à présent, les événements d’entreprises étaient l’occasion de rassembler un public, de le motiver avec un objectif commun et de vivre une expérience en dehors de la routine. Avec la situation que nous vivons, les événements numériques sont devenus la solution la plus adéquate aux conditions sanitaires actuelles.

Un événement digital offre une belle opportunité pour motiver, encourager et aider les employés à faire face à une situation d’incertitude et à un environnement en mutation. En outre, il peut être utilisé pour créer du nouveau contenu pour la marque qui parvient à interagir avec son public et constitue un moyen efficace de générer de nouveaux prospects de qualité.

Comment Organiser un événement digital ?  

Découvrez ce qu’il faut préparer pour :

Contenu

Comme souvent sur Internet, le contenu est roi. Définir le contenu pertinent pour votre public et vos objectifs doit être sans aucun doute la première question que vous vous posez. Un conférencier de référence dans son domaine, qui permet d’élever la qualité de l’événement, est une astuce gagnante dans les événements numériques.

Interaction

Le public lors d’un événement digital peut se sentir isolé et déconnecté. L’ADN des événements numériques doit être les interactions. Des options? Ouvrez et encouragez les questions (avec chat ou modérateur) et des solutions telles que des sondages, des brainstormings ou des chambres de discussion collatérales qui se tiennent en même temps que la conférence numérique. Le conférencier doit être en mesure de répondre en temps réels à des questions soulevées par le public. Un modérateur, pas moins expérimenté que le conférencier principal, pourrait filtrer et synthétiser les interactions pour enrichir le débat.

Personnalisation

D’un webinaire basique à un format hybride avec tout le luxe technique, d’une plateforme ouverte à un environnement fermé avec un site web d’entreprise entièrement personnalisé, les formats existants permettent de se différencier et passent du statut de « vidéo avec webcam » à « événement digital » avec toutes sortes d’options et de coûts. Vous aurez plus d’idée et d’options en contactant une agence spécialisée en organisation événement digital Tunisie.

Délais plus courts

Raccourcissez les délais de récapitulation et donnez la priorité au dynamisme.

Éliminez les barrières du physique au numérique

Évitez la distance sociale, même si ce n’est que métaphoriquement. Ayez des détails avec les participants, des détails qui peuvent être « palpables » : l’envoi d’un petit-déjeuner personnalisé à la maison d’un conférencier est un bon exemple de bonnes pratiques.

Prenez soin de la mise en scène

La lumière, la qualité sonore et l’arrière-plan sont autant d’éléments qu’il faudrait prendre en considération lors de l’organisation d’un événement digital. La qualité de la vidéo est un élément indispensable, tout comme la modération, le feedback etc. Pensez aux récap vidéo que vous préparez pour communiquer sur l’événement dans les réseaux sociaux.

Intégration de la stratégie de communication

Dans le monde des événements numériques, coexistent différents acteurs qui ne parlent pas toujours la même langue. Il est essentiel que la stratégie de communication globale, alignée sur les objectifs de la marque et de l’événement, soit alignée sur les acteurs les plus tactiques, tels que la production et la plateforme utilisée. Vous devez choisir la plateforme la plus adaptée à vos objectifs stratégiques. YouTube Live pourrait être un excellent choix technologique en raison de sa latence plus faible et sa stabilité, mais vous devez étudier des options à la hausse comme Microsoft Teams ou Zoom.